Job Description
Job DescriptionDescripción de Puesto
Departamento
Administración
Ubicación
342 San Luis St., Suite 304, San Juan, PR 00920
Puesto
Asistente Administrativa
Depende de
María Miranda De Jesús
Título
Directora RRHH & Finanzas
Tipo de puesto:
Jornada completa
Media jornada
Contrato
Interno
Horario:
Operación – Lunes a Viernes: 8:00 am a 5:00 pm
Exento
No exento
Descripción general
La Asistente Administrativa es responsable por prestar apoyo administrativo de alto nivel a la organización y sus departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Operativos. Colaborará como intermediario principal para canalizar cualquier solicitud de visitante, cliente, empleado y gerencial de la empresa. Incluye proporcionar apoyo para asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía. Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.
Responsabilidades y COMPETENCIAS
- Colabora con la coordinación y la planificación de reuniones internas y externas
*Logística para organizar lugar reunión, servicios de comida, equipos, etc.
- Administrar archivo y documentos confidenciales
- Coordinación y administración de viajes, reservaciones de vuelos y hospedaje
- Mantenimiento de base de datos contactos de la empresa
- Realización y coordinación de inventario de compras, materiales y equipos de oficina, servicio cafetería, botiquín primeros auxilios u otros según requerido
- Canalizar cuadro telefónico, responder y transferir las llamadas
- Administrar disponibilidad de los conference y su uso
- Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
- Distribuir correspondencia recibida
- Realización de calendarios virtuales de reuniones y eventos de recordatorio
- Coordinar la mensajería interna y externa de la empresa
- Atender las visitas
- Supervisar personal de Mantenimiento y cumplimiento de las tareas
- Creación y redacción de documentos
- Cualquier otra tarea designada por su supervisora o encargado inmediato, no limitada a lo antes mencionado
Requisitos de experiencia laboral
- Mínimo de 1 a 2 años de experiencia en Recepción o Asistente Administrativa
- Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
- Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras, maquina de enmicados, proceso encuadernar, entre otros
- Manejo de tiempo, puntualidad y sentido de urgencia
- Habilidad analítica, metódico y habilidad numérica
- Altamente atento al detalle, organizado, honesto, ético y responsable
- Dominio de los programas Microsoft Office
- Capacitado para trabajar bajo presión y capaz responder alto volumen de trabajo
- Habilidad de trabajar en equipo
- Buena comunicación verbal y escrita, interpersonal y solución de problemas
- Experiencia en planificación, coordinación y gestión de actividades
- Capacidad demostrada gestión de tiempo y priorizar tareas para cumplir los plazos estipulados
- Capacidad para reservar la confidencialidad respecto de los negocios y asuntos de la empresa
- Atención al detalle y capacidad para solucionar problemas
- Orientada al resultado
- Poseer alto profesionalismo y habilidad de trato al clientes y compañeros
Requisitos académicos
- Estudios universitarios en Administración de Empresas
Demandas
- Trabajo mayormente sentado entre 7 a 8 horas aproximadamente para poder cumplir con éxito sus funciones esenciales
- Número de personas supervisadas directamente, 2 personas de mantenimiento
- Expuesto a uso de equipo computarizado en todo momento para realizar sus funciones
- Se requiere visión, hablar y escuchar para ejecutar sus funciones y capaz de ser entendido
- Estar disponible para trabajar horas extras en los casos de necesidad operacional que sea requerido
- Requerimiento de viaje en caso de ser necesario a las instalaciones República Dominica