Receptionist

Job Description

Job Description

GENERAL JOB INFORMATION
JOB TITLE: Receptionist
DEPARTMENT: Administration
IMMEDIATE SUPERVISOR: Office Manager
CLASSIFICATION: Non-Exempt

JOB SUMMARY
Perform administrative and customer service tasks, primarily handling incoming calls and visitor flow.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Answer all calls received through the switchboard and direct them to the appropriate person’s extension.
2. Take messages when the intended recipient is unavailable and relay them clearly and promptly to the appropriate person.
3. Greet visitors and notify the person they are visiting.
4. Offer coffee, hot chocolate, and water to visitors.
5. Record visitor information in the visitor log.
6. Open the parking gates when visitors are arriving and close them once the visitor has entered.
7. Stamp outgoing company mail.
8. Receive incoming mail and deliver it to designated personnel in the Finance Department.
9. Actively contribute to maintaining the company’s mission and achieving its vision, demonstrating through performance and behavior the efficiency culture, Bionuclear’s values, and principles of high-quality internal and external customer service.
10. Ensure that all visitors are properly registered in the system; if there are issues with the application or registration computer, manually register the visitor.
11. Send mail to Bionuclear in the Dominican Republic at least once per month.
12. Be responsible for transmitting welcome messages for coordinated visits.
13. Ensure visitors use the appropriate parking areas.
14. Ensure that no visitor remains in the reception area without being promptly attended by their contact.
15. Provide employment applications and self-identification forms for the Affirmative Action Program to candidates as required by the Human Resources Department.
16. Immediately notify the Office Manager and document via email any event or incident affecting the fulfillment of duties, the operation of reception equipment, or the normal workflow.
17. Ensure that all employees attempting to access the reception use their ID cards; if an employee does not have a card, provide temporary access, document it in the corresponding log, and notify Human Resources by email copying the Office Manager.

INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Refill the photocopier with paper as needed.
2. Support the coordination of company activities.
3. Assist with company health and safety protocols.
4. Transcribe documents and draft reports.
5. Support, attend, and participate in meetings, training activities, and employee or client events as required.
6. Provide the Pitney Bowes invoice to the Office Manager for payment processing.
7. Perform other duties as necessary.
8. Properly guide visitors or callers with personal inquiries, ensuring: a) no confirmation is given regarding anyone’s employment status with the company, and b) the visitor or caller does not gain access to any employee during operating hours.
9. Call the security guard or 9-1-1 (police, fire, or medical emergency) as required to handle incidents appropriately.

PROFESSIONAL EXPERIENCE
Minimum of one (1) year of experience in a similar position.

JOB COMPETENCIES
Knowledge, Skills, and Abilities Required for the Position:

• Excellent verbal and written communication skills in English and Spanish.
• Excellent customer service skills.
• Ability to work effectively in a team.
• Ability to work under pressure.
• Ability to prioritize tasks.
• Ability to multitask effectively.
• Ability to achieve goals and complete tasks with minimal supervision.
• Strong emotional intelligence.
• Proficiency in Microsoft Windows applications (Outlook, Word, and Excel).
• Availability to work holidays, weekends, and extended hours.

DISCLAIMER CLAUSE
The information contained herein summarizes the general nature of the competencies and the level of complexity of the duties assigned to employees in this position. Its content should not be interpreted as a comprehensive inventory of all functions, tasks, and responsibilities of the role. Additional duties may be assigned, or existing ones may be modified, as determined by the company.

We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.

Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, or disability status.

EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities

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DATOS GENERALES DEL PUESTO
Título del puesto: Recepcionista
Departamento: Administración
Supervisor(a) inmediato(a): Gerente de Oficina
Clasificación: No exento

NATURALEZA DEL PUESTO
Realizar trabajo administrativo y de servicio al cliente, principalmente manejando el flujo de llamadas y visitas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

1. Atender todas las llamadas recibidas a través del cuadro telefónico y canalizarlas a las extensiones de las personas pertinentes.
2. Tomar mensajes cuando la persona no esté disponible y referirlos a quien corresponda de manera clara y oportuna.
3. Recibir a los visitantes y notificar a la persona a quien vienen a visitar.
4. Ofrecer café, chocolate y agua a los visitantes.
5. Anotar los datos de los visitantes en el registro de visitas.
6. Abrir los portones de entrada a los estacionamientos cuando haya personas pendientes de entrar y cerrar el portón correspondiente tan pronto la persona ingrese.
7. Colocar sello en el metro a la correspondencia enviada por la compañía.
8. Recibir la correspondencia y entregarla al personal designado en el departamento de Finanzas.
9. Contribuir activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de alta calidad.
10. Asegurar que todos los visitantes se registren correctamente en el sistema y, en caso de problemas con la aplicación o la computadora de registro, realizar el registro manualmente.
11. Enviar la correspondencia hacia República Dominicana (Bionuclear) al menos una vez al mes.
12. Transmitir mensajes de bienvenida para las visitas coordinadas.
13. Asegurar que los visitantes utilicen los estacionamientos correctos.
14. Garantizar que ningún visitante permanezca en la recepción sin ser recibido o atendido por su contacto de manera prolongada.
15. Entregar la solicitud de empleo y las formas de autoidentificación del Programa de Acción Afirmativa a los candidatos según lo requiera Recursos Humanos.
16. Notificar inmediatamente al Gerente de Oficina y documentar por correo electrónico cualquier evento o incidente que afecte el cumplimiento de sus funciones, el funcionamiento de los equipos de la recepción o el flujo normal de operaciones.
17. Asegurar que todo empleado que intente acceder a la recepción utilice su tarjeta de identificación; si el empleado no tiene su tarjeta, proporcionarle acceso temporal, documentarlo en el registro correspondiente y notificar a Recursos Humanos copiando al Gerente de Oficina.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO

1. Reponer papel en la fotocopiadora cuando sea necesario.
2. Apoyar en la coordinación de actividades de la compañía.
3. Apoyar los protocolos de salud y seguridad de la compañía.
4. Transcribir documentos y redactar informes.
5. Apoyar en la coordinación, asistir y participar en reuniones, capacitaciones y eventos para empleados y/o clientes según se requiera.
6. Proveer la factura de Pitney Bowes al Gerente de Oficina para su procesamiento.
7. Realizar otras tareas según sean necesarias.
8. Orientar adecuadamente a las personas que llamen o visiten las oficinas por motivos personales, evitando: a) confirmar que alguien es o fue empleado de la empresa, y b) permitir que el visitante o la persona que llama tenga acceso a algún empleado durante el horario de operaciones.
9. Llamar al guardia de seguridad o al 9-1-1 (policía, bomberos o emergencias médicas) según sea necesario para manejar eventos que lo requieran.

PREPARACIÓN ACADÉMICA
Grado Asociado en Administración de Oficinas o campo similar, o dos años de estudios universitarios.

EXPERIENCIA PROFESIONAL
Experiencia mínima de un año en un puesto similar.

COMPETENCIAS DEL TRABAJO
Conocimientos, destrezas, habilidades y aptitudes necesarias para desempeñar el puesto:

• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español.
• Excelentes destrezas de servicio al cliente.
• Habilidad para trabajar en equipo.
• Habilidad para trabajar bajo presión.
• Habilidad para establecer prioridades.
• Habilidad para trabajar varias tareas simultáneamente.
• Capacidad para cumplir tareas y metas con mínima supervisión.
• Buen manejo de sus emociones.
• Dominio de las aplicaciones de Microsoft Windows (Outlook, Word y Excel).
• Disponibilidad para trabajar días feriados, fines de semana y horarios extendidos.

CLÁUSULA DE SALVEDAD
La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones asignadas al personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía.

Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad.”

Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(las) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a) o discapacidad física o mental.

IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as)/Personas con Discapacidad

Publicado 3.23.2026 – Expira 6.30.2026