Asistente Administrativo Senior

Job Description

Job DescriptionDescripción del Rol

El Asistente Administrativo Senior en H&H Solar es un recurso clave para la operación del Departamento de Ventas y Mercadeo, brindando apoyo administrativo, logístico y estratégico a la gerencia y al equipo comercial. Este rol combina tareas administrativas de alto nivel con funciones de coordinación de eventos, manejo de materiales promocionales, apoyo en campañas de mercadeo y seguimiento a iniciativas comerciales. También requiere conocimiento en energía solar y procesos de ventas para facilitar la comunicación con consultores, partners y clientes, asegurando una ejecución eficiente y alineada con los objetivos comerciales de la empresa.

Funciones MedularesApoyo Administrativo y Ejecutivo

• Gestionar calendarios ejecutivos, coordinar reuniones internas y externas, y organizar actividades corporativas.

• Preparar informes, presentaciones, minutas y correspondencia con información confidencial.

• Servir como enlace entre la gerencia, empleados, consultores, partners y clientes.

• Administrar archivos físicos y digitales, asegurando orden, accesibilidad y cumplimiento de políticas internas.

• Manejar comunicaciones ejecutivas con precisión, profesionalismo y discreción.

• Apoyar en la gestión de presupuestos, compras menores y control administrativo.

Apoyo al Departamento de Ventas y Mercadeo

• Coordinar la entrega de materiales de bienvenida (“Starting Kit”) a consultores y partners.

• Crear perfiles de nuevos consultores en los sistemas correspondientes.

• Enviar contratos, dar seguimiento y asegurar la culminación del proceso de onboarding de partners.

• Mantener registros actualizados de consultores, partners, leads y actividades comerciales.

• Gestionar documentación, solicitudes internas y procesos administrativos del Departamento de Ventas.

• Apoyar la creación, organización y actualización de material educativo y comercial.

• Generar reportes de métricas, desempeño y resultados utilizando Zoho u otras herramientas asignadas.

• Dar seguimiento a tareas, proyectos y requerimientos administrativos del equipo de ventas.

Mercadeo, Branding y Comunicación Comercial

• Coordinar materiales promocionales y branding kits (carpas, banners, mesas, brochures, uniformes, etc.).

• Apoyar la ejecución de campañas de mercadeo, promociones y estrategias de generación de leads.

• Preparar contenido básico para presentaciones, eventos, comunicados internos o materiales de apoyo.

• Mantener inventario de materiales promocionales y coordinar su distribución.

• Colaborar con el equipo de mercadeo en la planificación de iniciativas estratégicas.

• Apoyar la gestión de bases de datos de leads, asistencia a eventos y resultados de campañas.

Eventos, Adiestramientos y Actividades Comerciales

• Coordinar la agenda del Centro de Adiestramiento, asegurando disponibilidad de espacio y recursos.

• Crear y gestionar eventos y reuniones de la compañía en Zoho Backstage o plataformas equivalentes.

• Registrar y controlar la asistencia a eventos, adiestramientos y actividades promocionales.

• Asistir en la logística, agenda y materiales de ferias, exposiciones, festivales, mesas de leads y booths promocionales.

• Coordinar recursos, materiales y personal para eventos internos y externos.

Soporte en Ventas y Energía Solar

• Manejar documentación comercial, cotizaciones, contratos y seguimiento de clientes.

• Colaborar con el equipo técnico para recopilar información necesaria para proyectos solares.

• Preparar documentación técnica básica y coordinar inspecciones o requerimientos previos.

• Orientar a clientes y consultores sobre procesos administrativos relacionados con energía solar.

RequisitosEducación y Experiencia

• Grado asociado o bachillerato en Administración de Empresas, Mercadeo, Ventas o áreas relacionadas (preferido).

• Experiencia previa en funciones administrativas, apoyo ejecutivo, coordinación de eventos o apoyo a ventas (preferida).

• Experiencia en mercadeo, promociones, coordinación de eventos o manejo de materiales promocionales (deseable).

• Experiencia en industrias de energía solar, construcción o servicios técnicos (deseable).

• Disponibilidad para apoyar eventos fuera de oficina cuando sea requerido.

Experiencia Técnica

• Manejo de herramientas administrativas y plataformas digitales.

• Conocimiento básico o intermedio de sistemas CRM (Zoho preferiblemente).

• Dominio avanzado de Microsoft Office o Google Workspace.

• Conocimientos básicos de mercadeo, branding y comunicación comercial.

Habilidades y Competencias

• Organización y manejo efectivo del tiempo.

• Atención al detalle y precisión en tareas críticas.

• Comunicación clara, profesional y efectiva.

• Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.

• Proactividad, seguimiento de procesos y resolución de problemas.

• Trabajo en equipo y colaboración con múltiples departamentos.

• Creatividad y pensamiento orientado a soluciones.

• Discreción y manejo responsable de información confidencial.

• Adaptabilidad ante cambios de prioridad y ambientes dinámicos.

Demandas Físicas

• Permanecer sentado o de pie por períodos prolongados.

• Uso continuo de computadora, teclado, mouse, teléfono y equipos de oficina.

• Movimientos repetitivos de manos y muñecas asociados a digitación y manejo de documentos.

• Capacidad para desplazarse dentro de la oficina para coordinación con otras áreas.

• Capacidad para levantar y transportar ocasionalmente materiales livianos (hasta 20 lbs).

• Agudeza visual y auditiva adecuada para manejo de información y atención telefónica.

Condiciones de Trabajo

• Ambiente de oficina profesional en H&H Solar – Cupey, San Juan, Puerto Rico.

• Interacción constante con ejecutivos, personal interno, consultores, partners y clientes.

• Manejo de información confidencial y sensible.

• Puede requerir disponibilidad fuera del horario regular según necesidades ejecutivas, comerciales o de eventos.