Oficial de Apoyo en Compras

Job Description

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Resumen del Puesto:

El Oficial de Compras es responsable de la planificación, organización y dirección de actividades de compra para Mech Tech College, LLC. Este rol implica desde la adquisición de materiales y equipo para la fase educativa, materiales de oficinas hasta la contratación de servicios esenciales, asegurando que todos los productos y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad requeridos, al mejor precio disponible, y dentro de los plazos necesarios.

Responsabilidades del puesto:

1. Recibir requisiciones recomendadas por el Personal designado de cada Departamento, Recinto o Centro y aprobadas por el Vice-presidente del área, Director(a) de Operaciones CAO o el Presidente.
2. Mantener estadísticas de las compras anuales.
3. Crear informes, análisis de costos para identificar oportunidades de ahorros, estadísticas de compras en colaboración con el Director de Compras.
4. Asegurar la disponibilidad de los materiales necesarios para la exitosa operación de las localidades de Mech-Tech College, LLC y sus afiliadas; esto incluye, la compra de Materiales Fungibles y herramientas necesarias para los cursos.
5. Mantener informada, por medio de reportes formales y evidencia documental, a la alta gerencia sobre cualquier aumento o discrepancia en los costos de los materiales.
6. Apoyar al Director de Compras en la gestión de (3) cotizaciones para cada requisición de compras recibidas (buscar los mejores precios y calidad en herramientas y equipos para el colegio).
7. Enviar al Controller las requisiciones de compras con las cotizaciones para la aprobación Presupuestaria de las mismas, en o antes de dos días luego de haber recibido la requisición aprobada por el Vice-presidente del área. No se podrán gestionar compra alguna hasta obtener la aprobación presupuestaria correspondiente. Debe dar seguimiento a la aprobación presupuestaria e informar al Director de Compras de cualquier atraso de más de 3 días laborables de no recibirse contestación de aprobación presupuestaria.
8. De recibir contestación de que no hay presupuesto disponible para alguna compra presentada, informar inmediatamente al Director de Compras y a quien requisó.
9. Para cada requisición de compras aprobadas por el Controller, debe generar orden de compra. Utilizar sistema PeachTree (SAGE), preparar y guardar/mantener expedientes de cada compra, utilizar Excel, Outlook y otros sistemas y/o aplicaciones según sea necesario o requerido.
10. Enviar copias: de la requisición aprobada por el Controller y de la orden de compra al Director de Compras para que este envíe a los suplidores; al Departamento de Cuentas por Pagar, igualmente a la oficina del Vicepresidente o Gerencial correspondiente, al
    Director(a) del Recinto o Centro y al Oficial del "Tool Room" del recinto correspondiente.
11. Coordinar las entregas de los bienes con el suplidor para la entrega al técnico del "Tool Room" en coordinación con el Director(a) de Recinto o Centro correspondiente (el comprador no podrá recibir mercancía).
12. Gestionar los levantes de mercancía con agencias gubernamentales o suplidores de estos trabajos según sea necesario.
13. Obtener el documento de recibo de mercancía (firmado y fechado por el Técnico del "Tool Room" y el Director(a) de Recinto o Centro). Retendrá copia de dicho documento y enviará original del documento de recibo debidamente firmado y fechado a la división de Cuentas por Pagar.
14. Preparar mensualmente un reporte de las órdenes de compra y la fecha de recibido. El mismo debe de ser enviado a la alta gerencia, antes del día 10 de cada mes siguiente.
15. Colaborar con el Director de Compras en la selección de proveedores y siempre tener una lista de proveedores preseleccionados para asegurar el flujo continuo de materiales.
16. Escribir propuestas según sea requerido y autorizado.
17. Representar al Director de Compras en reuniones o gestiones según sea solicitado y autorizado previamente.
18. Realizar cualquier otra tarea que le asigne su Supervisor.

Requisitos del Puesto:

1. Título en Administración de Empresas o Campo Relacionado: Se requiere un título universitario en administración de empresas, gestión de compras, o un campo relacionado.
2. Experiencia en Compras: Debe tener experiencia previa en la gestión de compras, preferiblemente en un entorno organizacional.
3. Habilidades Analíticas: Debe poseer habilidades analíticas para evaluar las necesidades de compras, identificar proveedores, y analizar estadísticas de compras.
4. Conocimiento de Proveedores: Debe estar familiarizado con los proveedores y mercados relevantes para las compras de la organización.
5. Gestión de Requisiciones: Debe ser capaz de recibir y gestionar requisiciones de los diferentes departamentos de la organización.
6. Análisis de Costos: Debe estar capacitado para informar y analizar cambios en los costos de materiales de manera oportuna y hacer recomendaciones para el ahorro y eficiencia en las compras.
7. Cotizaciones: Debe ser competente en la obtención de al menos tres cotizaciones para documentar cada requisición de compra.
8. Gestión Documental: Debe asegurarse del cumplimiento de documentos en todo el proceso de compras, incluyendo la obtención de aprobaciones necesarias.
9. Organización y Gestión del Tiempo: Debe ser organizado y capaz de gestionar múltiples solicitudes y tareas de compras de manera eficaz.
10. Habilidades de Comunicación: Debe tener habilidades de comunicación efectiva para interactuar con proveedores y otros departamentos de la organización.
11. Flexibilidad: Debe estar dispuesto a realizar otras tareas relacionadas con compras que se le asignen según sea necesario.
12. Compromiso con la Eficiencia: Debe estar comprometido con la búsqueda de eficiencia y ahorro en el proceso de compras de la organización.

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Competencias Conductuales:

• Compromiso con los valores, políticas y procedimientos de Mech Tech, apoyar las decisiones del Colegio y contribuir al logro de las metas y objetivos de esta.
• Compromiso personal con los estándares de calidad de Mech Tech y notificando cualquier situación que pueda afectar la misma en cualquier área.
• Interés en aprender sus funciones principales y en su propio desarrollo y capacitación.
• Cumplir con la asistencia y puntualidad requerida de manera que no afecte su desempeño y trabajo.
• Capacidad para interactuar a todos los niveles y diferentes tipos de personalidad.
• Receptivo(a) a las críticas y recomendaciones de sus supervisores, capacidad de evaluarse a sí mismo, auto corregirse y modificar deficiencias en su conducta y ejecución.
• Excelentes destrezas de comunicación, y capacidad para mantener buenas relaciones interpersonales.
• Habilidad para aceptar y manejar cambios con actitud positiva y mantener motivación aún en situaciones difíciles.

Competencias Operacionales:

• Excelentes destrezas de negociación y manejo de objeciones. Ser un líder capaz de persuadir y de tener influencia en las opiniones, así como superar los retos con confianza y recomendar la mejor solución para el cliente.
• Organizado (a), habilidad para establecer y manejar prioridades.
• Habilidad para tomar decisiones dentro de su marco de responsabilidad.
• Recibir y gestionar comentarios constructivos, asumiendo una responsabilidad proactiva en el desarrollo y el aprendizaje basado en la experiencia.
• Estar orientado a los resultados
• Trabajar en equipo y tomar la iniciativa para liderarlo y motivarlo a fin de lograr objetivo.
• Capacidad para llegar a conclusiones sobre cómo enfocar una situación y lograr soluciones
• Habilidad para tratar cortés y efectivamente con otras personas en situaciones complejas y controvertibles.
• Habilidad para leer e interpretar documentos y realizar informes y correspondencia claros y precisos.
• Mantener confidencialidad en los asuntos relacionados a su trabajo y la información privilegiada de Mech Tech.
• Autodirigido(a) para asumir y cumplir con sus responsabilidades o asignaciones particulares.
• Cumplir con las normas y reglamentos establecidos.
• Estar orientado al cliente, con la habilidad de comenzar relaciones empresariales y contar con la iniciativa, la actitud y la habilidad de mantener y desarrollar estas relaciones.
• Ser un comunicar eficaz, capaz de atender e interpretar las necesidades de los clientes.

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Requerimientos físicos:

• Manipular u operar objetos con las manos utilizando principalmente las manos.
• Agudeza visual a corta distancia.
• Capacidad de intercambiar información detallada a través de comunicaciones orales.
• Operación de equipos móviles e electrónicos

Condiciones de trabajo:

• Expresar o intercambiar ideas mediante la comunicación oral.
• Desplazarse a pie por el área para realizar tareas, en particular cortas distancias.
• Usar las extremidades superiores para mover algo con fuerza constantemente hacia delante, hacia abajo o hacia arriba.
• Ejercer hasta 50 libras de fuerza ocasionalmente, hasta 20 libras de fuerza con cierta frecuencia o hasta 10 libras de fuerza constante para mover objetos.

Condiciones generales: Se espera que el empleado se comprometa con todas las políticas de Mech Tech.

Las expresiones contenidas en este documento tienen la intención de describir la naturaleza general y nivel de trabajo que desempeñan las personas asignadas al puesto. No es la intención que se constituyan como una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades y destrezas requeridas por el puesto representado en este documento. La gerencia podrá hacer los cambios que entienda necesario a la descripción de puestos y se le podrá asignar tareas adicionales.