ADVANCED CLINICAL SYSTEMS COORDINATOR

Job Description

Job Description:\n\nGENERAL POSITION INFORMATIONJOB TITLE: ADVANCED CLINICAL SYSTEMS COORDINATORDEPARTMENT: ADVANCED CLINICAL SYSTEMSIMMEDIATE SUPERVISOR: ADVANCED CLINICAL SYSTEMS MANAGERCLASSIFICATION: NON-EXEMPT POSITION SUMMARY Coordinate all service requests generated through phone calls or emails, following established processes, maximizing division resources, and ensuring a high level of customer satisfaction. ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIESHandle daily customer communications such as phone calls, text messages, and emails requesting service for hospital equipment, in order to: a. Prepare and send service quotations to customers when no contract exists. b. Verify whether the service is covered under warranty. c. Refer approved quotations to the Credit and Accounts Receivable unit to arrange payment. d. Create the call in Salesforce. e. Assign the call to the appropriate Technician based on availability, training, and distance. Obtain complete information regarding equipment issues as needed by contacting the customer after receiving the request, and enter the relevant information into Salesforce for proper documentation. Verify that the Technician has completed the service closure cycle in Salesforce. Invoice customers for services performed using Acumatica, ensuring accuracy including applicable taxes, and send invoices via email. Create and maintain an updated equipment list in Salesforce, including: a. Entering equipment information once received from Customer Service. b. Recording equipment in the ASSET tab. c. Creating records for services requested for equipment not purchased through Bionuclear. Maintain an updated Excel database of all installed equipment and their required maintenance frequency per manufacturer specifications. Coordinate preventive maintenance (PM) with clients and schedule in Salesforce, assigning personnel and ensuring compliance with maintenance schedules. Prepare quotes for parts, services, and maintenance outside contracts as requested. Support division personnel (Service Technicians, Sales Consultants, Application Specialists, Manager) by coordinating service-related activities such as parts availability, demos, services, certifications, and customer visits. Create contract records in Acumatica for billing on the first day of each month and distribute accordingly. Manage multimeter certifications:a. National Standard: i. Assign pickup to Service Technician. ii. Record certification expiration in Salesforce. iii. Create Outlook alerts for next calibration. b. Southeastern Biomedical: i. Request certification quotes. ii. Submit for approval. iii. Coordinate purchase order and shipment. iv. Record calibration expiration. v. Create Outlook alerts.Assign Technicians for site visits related to installations and demos. Create new clients in Salesforce: a. Verify if client exists. b. Request and enter new client documentation. c. Request customer number. d. Create and send quotation. e. Generate service upon approval. Coordinate equipment pickups, relocations, or demos: a. Contact client for details. b. Assign Technician. c. Create service in Salesforce. d. Close service cycle in Acumatica. e. Invoice accordingly. Manage warranty claims with suppliers including parts and services. Ensure compliance with division procedures and coordination standards. Process equipment sales including supplier system verification and documentation. Create new parts in Acumatica. Handle equipment recalls: a. Notify clients. b. Assign Technician. c. Submit documentation to supplier. d. Process zero-value invoice. Perform administrative tasks such as calls, documentation, filing, and correspondence management. Coordinate participation in conventions, including logistics, materials, inventory tracking, and documentation. Support company mission, vision, values, and customer service excellence standards. INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIESIdentify misplaced equipment or documents and follow up. Cover Receptionist duties when needed. Participate in inventory counts and system updates. Coordinate training logistics (travel, lodging, etc.). Attend meetings and training sessions. Coordinate visits and equipment transfers. Handle customer complaints and escalate appropriately. Promote continuous improvement aligned with Lean principles. Perform other duties as required. EDUCATION High school diploma and two years of college or technical coursework. PROFESSIONAL EXPERIENCE Minimum one year of customer service experience. JOB COMPETENCIES KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES Strong proficiency in:Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Excellent verbal and written communication in English and Spanish Interpersonal skills across all organizational levels Prioritization and organization skillsAttention to detailCoordination and operational efficiencyCustomer service excellence and professionalismTeamwork and collaborationAbility to work under pressureAvailability for irregular schedules and overtime Multitasking and results-oriented performanceAbility to work with minimal supervision Emotional intelligence and strong interpersonal relationships DISCLAIMER The information contained herein summarizes the general nature and complexity of the duties and competencies required for this position. It is not intended to be a comprehensive list of all responsibilities. Duties may be modified or added as determined by the company. We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.” Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, or disability status. EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities Post: 4/10/2026 – Expire: 6/30/2026 DATOS GENERALES DEL PUESTOTÍTULO DEL PUESTO: COORDINADOR(A) DE SISTEMAS CLÍNICOS AVANZADOSDEPARTAMENTO: SISTEMAS CLÍNICOS AVANZADOSSUPERVISOR(A) INMEDIATO: GERENTE DE SISTEMAS CLÍNICOS AVANZADOSCLASIFICACIÓN: NO-EXENTO NATURALEZA DEL PUESTO Coordinar todas las solicitudes de servicios que se generen a través de las llamadas telefónicas o correos electrónicos, siguiendo los procesos establecidos, maximizando los recursos de la División y garantizando un alto nivel de satisfacción en el servicio al cliente. DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTOAtender diariamente las comunicaciones de los clientes, por ejemplo: Llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos, que solicitan servicio para equipos hospitalarios. Con el fin de: a. Preparar y enviar al cliente una cotización del servicio, de no tener un contrato. b. Verificar si el servicio corresponde o no a garantía. c. Referir la cotización aprobada por el cliente a la unidad de Crédito y Cuentas por Cobrar para acordar y concretizar el pago. d. Crear la llamada en Salesforce. e. Asignar la llamada al Técnico correspondiente, según la disponibilidad y adiestramientos del personal, así como las distancias del Técnico y el cliente.Obtener la información completa sobre el problema que tiene el equipo según sea necesario mediante llamada al cliente, tras el recibo de la requisición, para entrar en Salesforce la información pertinente a la documentación correcta de la llamada.Verificar que el Técnico haya completado el ciclo de cierre del servicio en Salesforce.Facturar al cliente el servicio realizado mediante Acumatica, asegurando que la factura esté correcta incluyendo el IVU y enviarla por correo electrónico.Crear en Salesforce y mantener actualizada la lista de equipos. Esto incluye: a. Incluir la información en el sistema del equipo vendido una vez el personal adscrito al departamento de Atención al Cliente haga llegar el correo electrónico. b. Entrar la información del equipo en la pestaña llamada ASSET. c. Crear en Salesforce los servicios solicitados por clientes para equipos que no fueron comprados a través de Bionuclear.Crear y mantener actualizada una tabla en Excel con todos los equipos instalados y la frecuencia de mantenimientos que les corresponde según las indicaciones del manufacturero.Coordinar los mantenimientos preventivos (PM) con los clientes y agendarlos en Salesforce asignando al personal correspondiente y asegurando el cumplimiento cabal del calendario establecido para cada equipo.Preparar las cotizaciones de piezas, servicios y mantenimientos fuera de contratos según requerido por el Técnico y/o por el cliente.Atender las requisiciones del personal adscrito a la División (Técnicos de Servicio, Consultores de Ventas, Especialistas de Aplicaciones y Gerente) y coordinar las gestiones requeridas para que se completen los servicios a los clientes. Esto incluye, pero no se limita a: Requisiciones y disponibilidad de piezas, demos, servicios, certificados de adiestramiento de los clientes, llamadas y visitas a clientes.Crear en Acumatica la información de los contratos para realizar la facturación el primer día del mes y enviarla al cliente y a la Supervisora de Crédito y Cuentas por Cobrar.Enviar la información de los multímetros a: a. National Standard: i. Asignar el recogido del instrumento al Técnico de Servicio. ii. Entrar la información de la fecha de vencimiento de la certificación del instrumento en Salesforce una vez el Técnico de Servicio lo recoja. iii. Crear una alerta en Outlook copiando al Técnico Sénior de Servicios y al Gerente de Sistemas Clínicos Avanzados con la fecha de la próxima calibración. b. Southeastern Biomedical: i. Solicitar cotización del costo de la certificación al suplidor. ii. Enviar la cotización al Gerente de Sistemas Clínicos Avanzados para su aprobación. iii. Enviar al personal adscrito al departamento de Compras la cotización aprobada para que procedan a generar la orden de compra (“P.O.”) del instrumento y empacar el instrumento una vez se reciba la aprobación del Gerente de Sistemas Clínicos Avanzados y la confirmación de Compras. iv. Entrar la información de la fecha de vencimiento de la calibración en Salesforce una vez se reciba el instrumento. v. Crear una alerta en Outlook copiando al Técnico Sénior de Servicio y al Gerente de Sistemas Clínicos Avanzados.Identificar y asignar al Técnico correspondiente para realizar las visitas a clientes y gestiones pertinentes a la creación de un proyecto de instalación de equipos y/o demos.Crear los clientes nuevos en el sistema de Salesforce: a. Identificar en Salesforce si el cliente está en la base de datos, de no estar se le envía al cliente el documento denominado “Cliente nuevo HC”. b. Entrar la información del cliente una vez se reciba el documento completado por este. c. Enviar un correo electrónico al personal adscrito al departamento de Atención al Cliente para solicitar el número de cliente (HC). d. Crear cotización de acuerdo con lo solicitado por el cliente. e. Enviar la cotización al cliente y una vez aprobada, generar el servicio.Coordinar el recogido, movimiento o mudanza de equipos, demos o loaners. Esto incluye, pero sin limitarse a: a. Llamar al cliente para obtener detalles y disponibilidad. b. Identificar y asignar el trabajo al Técnico correspondiente. c. Crear el servicio en Salesforce. d. Cerrar el ciclo de servicio en Acumatica. e. Someter al cliente la factura según corresponda.Gestionar con los suplidores las reclamaciones bajo garantía ya sea en piezas y/o servicios. Esto incluye: a. Recibir la información del Técnico sobre las especificaciones a reclamar al suplidor. b. Entrar la información en el portal del suplidor para comenzar la reclamación. c. Enviar un correo electrónico al suplidor notificando la creación de la reclamación. d. Crear la llamada asignando al Técnico para completar el servicio con el cliente una vez el personal del almacén le comunica el recibo de la pieza por parte del suplidor. e. Preparar órdenes de piezas y solicitudes de ventas, siguiendo el siguiente orden: i. Preparar lista en Excel detallando las piezas requeridas. ii. Solicitar las cotizaciones de piezas y/o servicios a suplidores externos según sea necesario. iii. Enviar la lista para la aprobación del Gerente de Sistemas Clínicos Avanzados. iv. Enviar lo aprobado por el Gerente de Sistemas Clínicos Avanzados al personal adscrito al departamento de Compras mediante correo electrónico al grupo denominado “Purchasing” para el trámite pertinente. v. Dar seguimiento al departamento de Compras hasta tanto se reciban las órdenes de compras en su totalidad. vi. Hacer las facturas de los servicios de trabajos en piezas y enviarlas a los clientes vía correo electrónico o documento físico, según corresponda. vii. Enviar al personal adscrito a la unidad de Crédito y Cuentas por Cobrar del departamento de Finanzas la factura final según el costo verdadero del equipo.Asegurar que cumple de manera cabal y consistente las instrucciones, guías y especificaciones provistas por el personal de la División en la ejecución de las tareas de coordinación que lleva a cabo.Procesar las ventas de equipos, conforme lo siguiente: a. Verificar la lista de base instalada del suplidor en Excel para identificar si el cliente está creado en su portal denominado PEGA. b. De no estar creado, proveer al suplidor la información del nombre del cliente, seguro social patronal, dirección y teléfono, junto a la forma W9 y Registro de comerciante. c. Una vez recibe la confirmación de que el cliente ha sido creado, enviar otro correo electrónico al grupo de correo electrónico denominado “Base Instalada” de GE (el suplidor) proveyendo el número de serie del equipo y el reporte del Técnico (SA que se produce en Salesforce).Crear piezas nuevas en la plataforma de Acumatica.Llamar a los clientes para informarles cuando el suplidor notifica un “recall” de equipos: a. Enviar al cliente el documento de autorización para procesar el “recall”. b. Identificar y asignar al Técnico que trabajará lo requerido para atender el “recall”. c. Enviar al suplidor el SA del Técnico y la autorización del cliente para certificar el cierre del “recall”. d. Facturar en cero el “recall” en Acumatica.Realizar el trabajo administrativo del departamento, lo que incluye, pero no se limita a: Generar y contestar llamadas telefónicas, tomar y referir mensajes, sacar copias, digitalizar y archivar documentos, distribuir y manejar la correspondencia, entre otros.Coordinar la participación del personal de Sistemas Clínicos Avanzados en las convenciones correspondientes. Esto incluye: a. Crear una lista de cotejo con todo lo requerido para lograr la participación del personal de Sistemas Clínicos Avanzados. b. Enviar la lista de cotejo al departamento de Gerencia de Proyectos conteniendo las fechas, equipos, materiales y demás detalles aplicables. c. Separar y documentar las cantidades de los materiales promocionales a obsequiar en la convención. d. Solicitar al departament