Job Description
Job Description
B. Fernández & Hnos., Inc. es uno de los distribuidores líderes de Puerto Rico, que atiende a más de 5,200 clientes en toda la Isla. Reconocido por las marcas que representa, su red de distribución y ventas, el mercadeo y su compromiso de servicio.
Descripción del Puesto:
Está enfocado en establecer y mantener una relación de trabajo y comunicación efectiva con los directores, gerentes, supervisores, empleados, contratistas y clientes en procesos de asistencia administrativa y asistencia en procesos internos, relacionados al mantenimiento y operación de la propiedad en el Departamento de Facilidades. Es requerido que la persona que ocupe este puesto posea iniciativa para iniciar trabajos con y sin supervisión directa en asuntos relacionados a los procesos y continuidad de las tareas funcionales de su unidad de trabajo. Este puesto responde directamente al Director de Facilidades, con quien mantendrá comunicación directa en todo tiempo, con el fin de coordinar cualquier asunto interno relacionado a la propiedad de la empresa. Es responsable de mantener un alto grado de confidencialidad en el desempeño de su trabajo y debe ejecutar sus funciones de acuerdo con los cánones de ética y las políticas corporativas vigentes.
Tareas y responsabilidades laborales esenciales:
Responsable de recibir, atender y canalizar las llamadas telefónicas según corresponda. Tomar y distribuir los mensajes recibidos a sus destinatarios. Mantener un directorio actualizado de las extensiones telefónicas.
A cargo de recibir y atender al público que visita las oficinas. Ofrecer orientación y canalizar las situaciones que surjan relacionadas a la coordinación de citas para los diferentes departamentos.
Responsable de recibir, manejar, distribuir o coordinar la distribución de la correspondencia (regular y especial) mediante correo general, privado o mensajería, manteniendo día el registro de correspondencia.
A cargo de recibir y distribuir en la recepción los cheques emitidos por los diferentes departamentos para empleados, ex-empleados, suplidores, contratistas y clientes.
Asegura la organización y el mantenimiento del archivo físico y digital del Departamento de Facilidades.
Responsable los procesos y continuidad de las tareas funcionales del departamento de facilidades en ausencia del Director de Facilidades.
Experiencia, educación, habilidades y conocimientos requeridos:
BA- Administración de Oficinas
Experiencia mínima de un (1) año realizando funciones similares.
Destrezas de organización y manejo adecuado del tiempo.
Excelentes destrezas en el uso de Microsoft Office 365 (Excel, Power Point, Outlook, Word, Power Point).
Sólidas destrezas de comunicación verbal y escritas en inglés y español.
Compensación y Beneficios:
“PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDAD DE EMPLEO Y ACCION AFIRMATIVA PARA MUJERES, MINORIAS, VETERANOS Y PERSONAS CON DISCAPACIDAD”