OFICIAL PAGADOR/A

Job Description

Job Description

Recibir las facturas y enviarlas a los administradores para su aprobación.

Distribuir las copias de los cheques generados a cada contador.

Cotejar que todas las facturas estén aprobadas y que tengan la orden de compra.

Codificar las facturas de acuerdo con el “chart” de las cuentas y de tener alguna duda de la codificación consultar con el gerente de contabilidad o el contador a cargo del proyecto.

Cotejar las entradas al sistema de las facturas “batch processing”, antes de transferir éstas al subsidiario (“post batches”).

Verificar que el total de las facturas cuadre con el total del “batch”.

Preparar la requisición de pago en las facturas que ameriten este procedimiento.

Luego de procesar las facturas, entregar, al Gerente de Contabilidad, el balance pendiente para pago, según la instrucción núm. 5- “Aging of account payable”.

Realizar las gestiones correspondientes emitir cheques que ameriten hacerse inmediatamente, tales como: “petty cash”, devoluciones de fianza, teléfono, agua y luz.

Archivar los documentos generados por cuentas a pagar como los “invoice posting journal” y los “check register” o “manual check register”.

Realizar los cierres mensuales y anuales e imprimir los reportes requeridos.

Archivar toda la documentación generada por el departamento y asegurarse que todo esté con las firmas que requiere cada documento.

Llamar a los suplidores o contestar las llamadas de los mismos relacionada a alguna factura.

Hacer los cheques por concepto de servicios profesionales, cómputo de horas trabajadas y aplicar el porciento de retención que corresponda.

Completar a maquinilla o computadora alguna información necesaria en los cheques.

Cuadrar los informes de créditos y hacer las facturas a los proyectos que correspondan.

Desglosar las tres tiradas de cheques que se generan al mes del Oficial Pagador II y enviar los cheques correspondientes a los suplidores, hacer los depósitos al banco y ponchar todas las facturas con el sello que indique que fue pagado.

Registrar los depósito en el registro diario (“daily”) de Executive Homesearch and Reality Services, Inc.

Preparar las facturas de los proyectos y de las compañías externas.

Preparar las correspondencia y sobres solicitados por el/la Gerente de Contabilidad.

Realizar cualquier otra tarea asignada que sean a fines a su puesto.