Job Description
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SUMMARY OF RESPONSIBILITIES
Resumen de Responsabilidades
Trabajo profesional de complejidad moderada que consiste en mantener la entrada de facturación de los suplidores para asegurar que los pagos son realizados en el tiempo acordado. Al mismo tiempo se mantiene la facturación de los clientes actualizada para que el pago por los servicios prestados se lleve a cabo de forma eficiente. Recolecta los pagos de los clientes y mantiene los expedientes de cuentas a cobrar. Vigila la recolección de impuestos y su correspondiente pago al Departamento de Hacienda.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Tareas y Responsabilidades
- Costea las órdenes y factura
- Mantiene entradas de facturación a suplidores y clientes
- Registra y somete al sistema los pagos realizados por clientes
- Parea factura de suplidores con las órdenes de compra
- Realiza pagos a suplidores
- Recibe pagos de los clientes
- Reconcilia cuentas bancarias
- Someter declaraciones de importaciones al sistema de impuestos de Hacienda
- Actualizar listado de clientes exentos y no exentos de contribuciones
- Revisar mensualmente los impuestos sobre ventas y uso
- Realizar procesos y documentación de cierres mensuales
- Documenta y archiva todo material referente a las transacciones procesadas, los impuestos y depósitos bancarios
- Mantiene los archivos de clientes y suplidores
- Mantiene consecutivo de cheques
- Notificar a los clientes y/o suplidores sobre pagos pendientes por cobrar
- Imprime informe de facturas vencidas y hace gestión de cobro.
- Reporta cualquier desviación o irregularidad en las cuentas por cobrar y/o pagar
- Valida que toda información financiera es correcta
- Brinda servicio al cliente en cuanto a sus facturas y reclamaciones
- Revisa reclamaciones y consultar con suplidores cuando sea necesario
- Prepara reportes mensuales de los pagos y cobros procesados
- Tramita y corrobora solicitudes de crédito de los clientes
- Maneja la cuenta de gastos de empleados
- Apoyo a tareas en el departamento de administración
- Actualiza y documenta procedimientos operacionales financieros
- Asiste a la gerencia en cualquier tarea extraordinaria que pueda surgir
Responsabilidades Adicionales:
- Este puesto maneja información confidencial sobre las finanzas de CaribbeanScientific, Inc., al igual que información de los suplidores y clientes de CaribbeanScientific, Inc.
JOB QUALIFICATIONS
Cualificaciones
- Bachillerato y/o equivalente en contabilidad y/o finanzas de una universidad o colegio técnico
- Mínimo 1 año de experiencia realizando trabajo relacionado al área de contabilidad y/o finanzas, especificamente AP y AR.
- Conocimiento sobre operaciones matemáticas tales como: aritmética, algebra, y estadísticas
- Bilingüe ingles y español (oral y escrito)
- Estar familiarizado con programas de computadora usados en el área de contabilidad tales como ODOO, OUTLOOK,WEB CASH y MS Office
- Orientado(a) al servicio al cliente
- Ser persona bien organizada
- Conocimiento sobre las leyes y regulaciones financieras de Puerto Rico
- Destrezas interpersonales y buena comunicación
- Para la posición se requiere que la persona tenga la habilidad de resolver problemas que puedan surgir en el desempeño de su trabajo. Debe poseer habilidades analíticas para poder interpretar la información que procesa. La persona también es requerida a tener habilidades de planificación y organización, para así mantener toda documentación completada correctamente según establecido por los procesos operacionales internos de CaribbeanScientific, Inc. Debido a la naturaleza del puesto, gran parte de su trabajo es repetitivo menos cuando ocurren discrepancias y/o errores en la documentación.
WORK CONDITIONS
Condiciones de Trabajo
- Este puesto requiere que la persona trabaje en una oficina, con equipos asociados a un área de oficina tales como: computadora, impresora/fotocopiadora, teléfono, calculadora, entre otros.
PHYSICAL DEMANDS
Requerimientos Físicos
- El esfuerzo físico para este puesto es mínimo. Mientras la persona se encuentre ejecutando el puesto, la mayor parte del tiempo permanecerá sentado(a) alrededor de siete (7) horas al día. El puesto también requiere que el incumbente interactué de forma hablada y escrita via correo electrónico con otras personas. La persona estará la mayoría del tiempo trabajando con una computadora.